○八幡浜市文書規程
平成17年3月28日
規程第9号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 収受及び配布(第5条―第15条)
第3章 起案及び合議(第16条―第23条)
第4章 浄書及び発送(第24条―第28条)
第5章 整理及び保存(第29条―第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、他に特別の定めのあるもののほか、八幡浜市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、事務の運営に必要な一切の書類(図表及び図面を含む。)、図書及び印刷物をいう。
(文書処理の原則)
第3条 事案の処理は、原則として文書によるものとする。ただし、電子決裁(電子的な方式により行政文書を回議し、及び決裁を得、又は行政文書を供覧することをいう。)により処理することが適当と認めるものについては、電子決裁により処理することができる。
2 文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。
(1) 文書及び物品の収受、配布及び発送
(2) 重要な文書の審査及び浄書
(3) 完結文書の保存
第2章 収受及び配布
(文書の収受)
第5条 八幡浜庁舎に到着した文書は、総務課において収受し、保内庁舎に到着した文書は、保内庁舎管理課において収受する。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、直接主管課において収受することができる。
(1) 諸証明、公簿閲覧その他簡易な申請、願等でその処理上支障のないもの
(2) 前号に掲げるもののほか、軽易な文書
(郵便料不足の文書)
第6条 郵便料金の未納又は不足の文書若しくは物品が到着したときは、公務に関するものであることが明らかであるものに限り総務課長は、必要な料金を支払って受け取ることができる。
(文書の配布)
第7条 収受した文書は、次によって主管課へ配布しなければならない。
(1) 内容証明、配達証明及び書留扱いによる文書は、書留郵便物受付簿(様式第1号)に所要事項を記載しなければならない。
(2) 金券その他有価証券を添付した文書は、金券整理簿(様式第2号)に所要事項を記載しなければならない。
(3) 訴願書、審査請求書その他収受の日時が権利の得喪に関係のある文書は、収受の日時及び取扱者の氏名を記載しなければならない。
(4) 前3号以外の文書は、すべて総務課で開封して主管課に配布する。ただし、収受文書であって、あて先課名等を明記したもの及び請求書、領収書、見積書、送状その他軽易な文書と認められるものは、本文の取扱いによることなく、直ちに配布することができる。
2 数課に関係のある文書については、その最も関係の深いと認められる課に配布する。
(親展文書)
第8条 親展文書(機密文書を含む。)は、封をしたまま、親展文書、書留及び電報交付簿(様式第3号)に記入してあて名の者に配布しなければならない。
(電報)
第9条 電報を収受したときは、略号のあるものは訳文を付し、親展電報は開封せず、親展文書、書留及び電報交付簿(様式第3号)に記入して直ちにあて名の者に配布しなければならない。
(収入印紙の貼付ある文書)
第10条 未使用の収入印紙を貼付した文書は、文書件名簿(様式第4号)の余白に、その貼付額を記載して配布の手続をしなければならない。
(配布文書の処理)
第11条 各課で文書の配布を受けたときは、配布された文書の余白に受付印を押し、文書件名簿(様式第4号)に所要事項を記載して主管課長の閲覧を受けなければならない。ただし、簡易な文書については、これを省略することができる。
2 自課の所管に属さない文書が誤って配布されたときは、総務課へ直ちに返送しなければならない。
(文書の取扱い)
第13条 配布を受けた文書で、その主管に属さないと認められるものがあるときは、直接転送することなく、速やかに総務課に返付しなければならない。
(重要又は異例の文書)
第14条 重要又は異例と認められる文書は、更に市長及び総務課長の指示を受けなければならない。
(即日処理の原則)
第15条 文書の配布を受けた担当者は、原則として即日処理し、期限のあるものは、期限内に速やかに処理しなければならない。
第3章 起案及び合議
(事案の処理)
第16条 主管課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除き、処理方針を示して主管係長に速やかに処理させなければならない。
(起案)
第17条 決裁を受ける必要のある文書は、起案用紙(様式第5号)を用い、次により起案しなければならない。ただし、定例又は軽易なものは、余白に処理案を記載することにより、起案用紙によらず処理することができる。
(1) 主管となる課名及び係名、決裁区分、起案者名並びに起案年月日を明記すること。
(2) 内容の分かる適切な標題を付けること。
(3) 必要により簡潔な起案理由、根拠法令及び予算関係事項を記載すること。
(4) 参考となる関係書類があれば、末尾に添付すること。
2 至急に処理を必要とする文書は、欄外に「急」と朱書し、持ち回りにより処理しなければならない。
3 秘密文書は、部課長又は特に指名された者が起案し、欄外に「秘」と朱書し、封入して受渡しをしなければならない。
第18条 特に立案理由の説明を要する事案については、本案の前に簡単にその要領を列記しなければならない。
2 参考として特に記載を要する事項は、本案の後に「参考」と朱書し、その要領を記入するほか、関係書類は、全部を添付しなければならない。
第19条 電報案は、特に簡明を旨とし、本文の上側には電文を片仮名で朱書しなければならない。
2 この場合、約字又は符号のあるものについては、なるべくこれを用いなければならない。
(合議)
第20条 他の部課に関係のある事案は、その部課長の合議を経て決裁を受けなければならない。
2 合議を受けたときは、速やかにその所管事項について審査し、調査その他の理由により処理の日時を要するときは、その旨を主管の部課長に通知しなければならない。
3 合議を受けた事案について意見が異なるときは、主管の部課長と協議しなければならない。なお、協議が整わないときは、欄外に意見を付けて上司の決裁を受けなければならない。
(決裁)
第21条 原議は、速やかに決裁を受けなければならない。
(議案の処理)
第22条 議会の議決を必要とする文書及び例規の制定並びに改廃に関する文書は、主管課で起案して総務課へ合議し、市長の決裁を経て原議を総務課へ送付しなければならない。
2 争訟に関する文書の処理については、総務課に合議した後、上司の指示を受けなければならない。
(例規の処理)
第23条 例規の公布及び告示を行う必要のある事案は、あらかじめ総務課に合議をしなければならない。
2 例規の制定、改廃関係の事案は、決裁を受けた後、総務課へ送付しなければならない。
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第24条 文書は、原則として主管課で浄書するものとする。ただし、総務課長が特に認めたものについては、総務課において浄書することができる。
(1) 「八」の文字
(2) 主管課の頭文字(他に同一のものがあるときは、主管課名の中から別に定めた1字)
(3) 主管室の頭文字(室がある場合に限る。)
(4) 主管係の頭文字(当該課において他に同一のものがあるときは、主管係名の中から別に定めた1字)
2 秘密文書には、前項に規定する記号の次に「秘」を記入しなければならない。
3 収受、発送文書の番号は、暦年により一連番号とする。ただし、同一事件については、同一番号を用いる。
4 条例、規則、訓令及び告示の番号は、それぞれ暦年による一連番号とする。
5 市議会に提出する議案の番号は、暦年による一連番号とする。
(公印の使用)
第26条 発送文書には、八幡浜市公印規則(平成17年規則第11号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(発信者)
第27条 発送文書には、原則として市長名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、主管の部課長名又は部課名を用いることができる。
(発送)
第28条 発送文書は、主管課において封入し、あて先、発送年月日及び発信課名を明記して、退庁1時間45分前までに総務課へ送付しなければならない。
2 発送文書のうち郵便によるものは、原則として料金後納扱いによるものとする。
第5章 整理及び保存
(整理)
第29条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、非常災害時に際し必要な処理ができるようにしておかなければならない。
(保存)
第30条 完結した文書は、法令に定めるもののほか、完結した日の属する年又は年度の終了した日から3箇月以内に主管課で編集の上、次の区分によって保存しなければならない。
(1) 永久保存
ア 例規及び考証となる指令並びに通達
イ 市制の沿革に関する書類
ウ 隣接町村の編入及び境界並びに町名の変更に関する書類
エ 予算書、決算書、議会議決書類及び同会議録
オ 争訟に関する書類
カ 任免及び賞罰に関するもので特に重要なもの
キ 特に必要と認められる諸願及び届書
ク 重要な諸統計に関する書類
ケ 重要な原簿及び台帳類
コ 事務引継に関するもので特に重要な書類
サ 財産及び市債に関するもので特に重要な書類
シ 認可、許可、契約に関するもので特に重要な書類
(2) 10年保存
ア 支払証票
イ 永久保存の必要がない指令、上申及びこれに関する通達並びに往復書類
ウ 決算を終わった帳簿、領収書その他の証拠書類
エ 調査、統計、報告、証明等で重要な書類
オ 補助金に関する文書で重要な書類
(3) 5年保存
ア 納付書、納入通知書及び領収書
イ 諸税その他徴収に関する書類
ウ 給与に関する書類
エ 予算の配当に関する書類
(4) 3年保存
ア 申請、届出、報告等で軽易な書類
イ 照会、回答等に関する書類
(5) 1年保存
ア 新聞、雑誌等の類
2 前項の保存年限は、完結した翌年又は翌年度から起算する。
(編集)
第31条 文書は、処分済月日の順に編集し、永久及び10年保存を要するものは、巻頭に目次を付けなければならない。
2 保存文書の表紙には、部門、文書名、年度、保存期間、保存終期及び主管課名を記載しなければならない。
(書庫)
第32条 八幡浜庁舎の書庫は、総務課長が管理し、保内庁舎の書庫は保内庁舎管理課長が管理する。
2 書庫に収蔵の保存文書は、主管課別又は保存年限別に整理して書架に配列しなければならない。
3 書庫は、常に整理整とんし、火災、盗難、虫害、汚湿の予防その他文書保存上適切な措置を講じなければならない。
(保存文書の持ち出し)
第33条 保存文書は、市長の許可を受けなければ庁外へ持ち出すことができない。
(保存文書の廃棄)
第34条 保存期間を過ぎた文書は、八幡浜庁舎取扱い分は主管課長が総務課長に合議し、保内庁舎取扱い分は主管課長が保内庁舎管理課長及び総務課長に合議し、廃棄処分する。ただし、なお保存の必要があるものは、継続して保存することができる。
2 廃棄する保存文書が、秘密に属するものである場合又は悪用されるおそれのある場合には、焼却、裁断等の処理をしなければならない。
附則
この規程は、平成17年3月28日から施行する。
附則(平成19年3月30日規程第3号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日規程第2号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年11月7日規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。ただし、第17条第1項第1号及び様式第5号の改正規定は、平成29年1月1日から施行する。
附則(平成29年6月30日規程第4号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成29年7月1日から施行する。
附則(平成31年3月1日規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和3年3月31日規程第3号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
