(趣旨)

第1条　この規程は、八幡浜市水道事業における文書の取扱い及び文書形式に関し別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、事業の運営に必要な一切の書類(図表及び図面を含む。)、図書及び印刷物をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確、迅速かつ丁寧に取扱い、常に整備して、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(文書の形式)

第4条　文書、帳簿及び伝票類その他文書の書き方は、左横書きとする。ただし、特に縦書きが必要と認められるものは、この限りでない。

(文書の処理)

第5条　文書又は物品の配付を受けたときは、受付印を押した後、文書件名簿に記載し、次によって適法に処理しなければならない。ただし、軽易な文書は、特別の取扱いをすることができる。

(即日処理の原則)

第6条　文書の配付を受けた担当者は、原則として即日処理し、期限のあるものは期限内に速やかに処理しなければならない。

(起案)

第7条　起案は、内容を簡明にして案文のみを記載する。また、起案理由の説明を要するものは冒頭において要点を簡単に記述しなければならない。

(文書の記号番号)

第8条　発送文書には、記号及び番号を付さなければならない。

(文書の発送)

第9条　発送する文書には、年月日を記入し、管理者名を用いなければならない。ただし、軽易な文書にあっては部課長名又は部課名ですることができる。

(文書の編集)

第10条　完結した文書は、処理年月日の順に編集し、永久及び10年保存を要するものは、巻頭に目次をつけなければならない。

(文書の保存)

第11条　文書は、法令に定めのあるもののほか、完結した日の属する年又は年度の終了した日から3月以内に編集の上、次の区分によって保存しなければならない。

(文書の廃棄)

第12条　前条第1項各号による保存年限を過ぎた文書は、管理者の決裁を経て廃棄処分する。ただし、なお保存を必要とするものは保存年限の変更を行い保存を継続することができる。

(保存上の注意)

第13条　文書は、散逸しないよう常に整頓し、一定の容器に格納し、特に湿気及び火気に注意して腐蝕損傷しないようにしなければならない。