○八幡浜市保有個人情報取扱規程
令和6年3月25日
規程第5号
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)、八幡浜市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年条例第20号。以下「条例」という。)及び八幡浜市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和4年規則第37号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、市の保有する個人情報の適切な管理に係る措置に必要な事項を定めることにより、その行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(総括保護管理者)
第3条 総括保護管理者を1人置き、実施機関における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
2 総括保護管理者は、副市長をもって充てる。
(副総括保護管理者)
第4条 副総括保護管理者を1人置き、総括保護管理者を補佐する。
2 副総括保護管理者は、総務企画部長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 保有個人情報を取り扱う各部署に保護管理者を1人置き、当該部署における保有個人情報を適切に管理する任に当たる。
2 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う部署の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 保護管理者は、保有個人情報を適切に管理するために必要な措置を講ずるとともに、次に掲げる事項について留意し、所属職員に対し指導及び監督を行う責務を有する。
(1) 個人情報の記録された文書、システム等の適切な取扱いに関すること。
(2) 個人情報ファイルに関する届出に関すること。
(3) 個人情報の目的外利用、外部提供及び外部結合に関すること。
(4) 個人情報の保護に関して、必要な教育の実施に関すること。
(保護担当者)
第6条 保有個人情報を取り扱う各部署に保護担当者を少なくとも1人置き、その所属する部署の保護管理者を補佐し、当該部署における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
2 保護担当者は、保有個人情報を取り扱う部署の保護管理者が指名する者をもって充てる。
(監査責任者)
第7条 監査責任者を1人置き、保有個人情報の管理に係る状況についての監査を行う。
2 監査責任者は、八幡浜市監査委員条例(平成17年条例第20号)第6条の規定により設置された事務局の長をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡又は調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、随時に開催する。
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関する必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、その所属する部署における保有個人情報の適切な管理のために必要な教育研修を行う。
4 保護管理者は、各所属の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第10条 実施機関の職員(以下「職員」という。)は、法の趣旨に則り、関連する法令、条例及びこの規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するとともに、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体(以下「記録媒体」という。)の外部への送付又は持出し
(4) 前3号に掲げるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(記録媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、記録媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
2 記録媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、記録媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第16条 職員は、保有個人情報又は記録媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報又は記録媒体を削除し、又は廃棄する。
2 保有個人情報の消去や記録媒体の廃棄を委託する場合には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立会し、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受領するなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認する。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報の利用及び保管等に係る取扱状況について記録する。
(外的環境の把握)
第18条 保護管理者は、保有個人情報が外国において取り扱われる場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(アクセス制御)
第19条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第29条を除き、以下同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等の認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、前項に規定する措置を講じる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(定期に又は随時に行う見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の記録等)
第20条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存しなければならない。
2 保護管理者は、前項に規定するアクセス記録を定期的に分析する。
3 保護管理者は、第1項に規定するアクセス記録の改ざん、窃盗又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第21条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システム管理者権限の特権を不正な窃取その他不正な方法により取得をされた際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第23条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第24条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限るものとする。
2 前項の規定するところにより処理した複製等が終了した後は、速やかに、不要となった情報を消去しなければならない。
3 保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、前2項に規定する複製等及び消去に係る実施状況を重点的に確認しなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第25条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末(以下「端末」という。)を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第27条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定及び執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末を外部へ持出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第28条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないように、使用状況に応じて、情報システムからログオフを行う等の必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第29条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認及び既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第30条 保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第31条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に漏えいすることがないよう、その保管、複製及び廃棄等について必要な措置を講ずる。
(入退室の管理)
第32条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を管理する区域を明確にし、当該区域に入室する権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持ち込み、利用及び持出しの制限又は検査その他の必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずる。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第33条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(保有個人情報の提供)
第34条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は、前項に規定する保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずる。
(業務の委託等)
第35条 個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限の範囲に限る。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
7 保有個人情報を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号に置き換える等の措置を講ずる。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第36条 個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 職員は、保有個人情報の漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、速やかに、当該保有情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 前項の規定による報告を受けた保護管理者は、速やかに、情報漏えい等による被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を講ずる。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害の拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 第1項の規定による報告を受けた保護管理者は、速やかに、情報漏えい等に係る事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、情報漏えい等に係る事案の内容及び影響等に応じて、速やかに、当該事案の内容、経緯及び被害状況等を、実施機関の長及び関係機関に報告する。
5 保護管理者は、情報漏えい等に係る事案の発生した原因を分析し、再発防止の為に必要な措置を講ずる。
(公表等)
第39条 法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策等を公表し、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
(監査)
第40条 監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、実施機関における保有個人情報の管理の状況について、定期に、及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第41条 保護管理者は、各所属における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随身に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第42条 総括保護管理者、保護管理者等は、保有個人情報の適切な管理について、前条の規定による監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(委任)
第43条 この規程に定めるもののほか保有個人情報の取扱いについて必要な事項は、総括保護管理者が別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。