(趣旨)

第1条　この規程は、八幡浜市議会事務局設置条例(平成17年条例第222号。以下「条例」という。)第5条の規定に基づき、八幡浜市議会事務局(以下「事務局」という。)の組織その他必要な事項を定めるものとする。

(組織)

第2条　事務局に次の係を置く。

(事務分掌)

第3条　前条第1項に掲げる係の事務分掌は、次のとおりとする。

(議長の決裁)

第4条　事件の処理は、この規程に定める代決事項を除きすべて条例第2条に規定する事務局長(以下「局長」という。)を経て、議長の決裁を受けなければならない。議長に事故があるときは、副議長の代決を受けなければならない。

(代決事項)

第5条　局長は、次の事項を代決することができる。

第6条　局長に事故があるときは、上席の事務職員が代決し、重要なものは、後閲を受けなければならない。

(文書番号)

第7条　文書の番号は、毎年1月に始まり12月に終わり、事件の解決まで同一番号を用いる。

(議案番号)

第8条　議案番号には「議案」、一般文書番号には「八議」の文字を冠する。

(押印)

第9条　文書の秘密に属するものは、その上部に秘の印を押印し、漏えいのないように機宜の取扱いをしなければならない。

(到着文書の処理)

第10条　到着文書は、庶務係において次の区分によって処理しなければならない。

(電話又は口頭による照会)

第11条　電話又は口頭をもって照会、回答、報告等のあったときは、重要な事項については、その要領を摘記し、前条の規定に準じて処理しなければならない。

(文書の配付)

第12条　文書の配付を受けたときは、遅滞なく処理案を作り、稟りん議又は回覧に付さなければならない。

(稟りん議)

第13条　稟りん議は、係員にて起案し、他の係に関連する事件は、合議に付した後、第5条各号に該当するものは局長、その他のものは局長を経て、議長の決裁を受けなければならない。

(稟りん議書)

第14条　稟りん議書は、すべて所定の様式による稟りん議用紙を用い、次によりこれを作成し、関係書類は、すべてこれを添付しなければならない。

(請願書等)

第15条　請願書、陳情書等は、これを謄写して議員に配付しなければならない。

(恒例の文書)

第16条　恒例により取り扱う文書は、例文を設け処理することができる。

(決裁済の稟りん議書)

第17条　決裁済みの稟りん議書は、庶務係において決裁年月日を記入し、その発送を要するものは、浄書校合の上、稟りん議書に割り印をして発送しなければならない。

(文書の保存)

第18条　主務係において完結文書を受け継いだときは、その種別に従い編綴保存しなければならない。

(急を要するものの処理)

第19条　急施を要するものは、局長において適宜処理し、事後議長の決裁を受けなければならない。

(台帳)

第20条　事務局に、備品台帳及び図書台帳を備え、その保管及び管理の状況を明らかにしなければならない。

(服務)

第21条　局員の執務時間、休暇、忌引及び服務については、特に定めるもののほか、市長の事務部局の例による。

第22条　局員の本籍、身分、氏名、住所等に異動があるときは、直ちに届け出なければならない。

(火災時等の対応)

第23条　局員は、火災、近火その他重大な事項があることを知ったときは、速やかに登庁し、機宜の処置をしなければならない。

(公印)

第24条　議会の公印は、別表のとおりとする。

(準用)

第25条　この規程に定めるもののほか、事務局の処務並びに職員の任免、分限及び給与に関しては市長の事務部局の例による。